Moeiteloos meer afspraken dankzij een online afsprakensysteem

Als Therapeut of Coach ligt jouw focus natuurlijk op het helpen van anderen. Tijdens je werk besteed je hier waarschijnlijk ook het liefst al jouw tijd aan. De voldoening om iemand te zien groeien en meer in zijn energie te komen, daar doe je het voor. Je hebt een methode, een vaardigheid waarmee je andere kunt helpen en het liefst help je ook zoveel mogelijk mensen. Een goede vindbaarheid van jouw website is van essentieel belang om de mensen te bereiken die jouw hulp goed kunnen gebruiken.

• Maar hoe wordt jouw website goed gevonden?
• Is een website genoeg of moet het een goede website zijn?
• Waar voldoet een goede website eigenlijk aan?

Een hoop vragen waar je niet direct antwoord op zult hebben en mogelijk geen tijd voor hebt om mee bezig te zijn.

Gelukkig worden wij ontzettend enthousiast van al deze vragen en uitdagingen. Om jou te helpen hebben we een handig blog geschreven dat “de 5 belangrijkste tips voor het maken van een nieuwe website voor jouw praktijk” uiteenzet.

Tip van de sluier: een goede website is gericht op jouw potentiële cliënt. Een cliënt kan snel opmaken welk probleem jij voor hem kan oplossen. Daarnaast moet een website overzichtelijk en gebruiksvriendelijk zijn. Maar hij moet vooral “wervend” zijn. Dit wil zeggen dat een website meer moet zijn dan alleen een visitekaartje. De website moet ervoor zorgen dat mensen een afspraak bij je maken.

Er komt een hoop kijken bij het wervingsproces van nieuwe cliënten. Allereerst moet je ze bereiken en als je eenmaal de aandacht hebt van een potentiële cliënt, dan is het belangrijk dat je ze tot een actie over laat gaan.

In dit artikel wil ik je meer vertellen over het “actie” gedeelte van het wervingsproces. Er zijn veel factoren die uiteindelijk bepalen of een cliënt wel of niet een afspraak zal plannen of om meer informatie zal vragen.

Deze worden ook uitvoerig besproken in ons e-book. Daarom wil ik in dit blog de focus leggen op één specifiek, maar heel belangrijk gedeelte van jouw website. Namelijk, de locatie waar jouw cliënten een afspraak kunnen maken. In dit blog wil ik je laten zien hoe een online afsprakensysteem op jouw website het aantal afspraken in jouw praktijk laat toenemen.

Wil jij meer afspraken, dan is dit artikel interessant voor jou!

Een online afsprakensysteem of een contactformulier?

Yes! Een potentiële cliënt heeft jouw website gevonden, aandachtig jouw verhaal gelezen en is enthousiast. Dit is het moment waarop de cliënt een afspraak wil inplannen. Het is dan ook van cruciaal belang dat de cliënt makkelijk en snel een afspraak bij je kan maken. Heb jij een website met een contactformulier? Dan ziet het reserveringsproces er ongeveer zo uit:

Reserveringsproces contactformulier:

De cliënt heeft jouw contactformulier gevonden en ziet waarschijnlijk de volgende dingen:

• Jouw telefoonnummer, e-mailadres en de locatie van jouw praktijk.
• Een contactformulier waarin de cliënt zijn gegevens achter kan laten.

De minder verlegen cliënt pakt direct de telefoon en belt jou om een afspraak te maken. Helaas is de kans groot dat de cliënt het antwoordapparaat te pakken krijgt. Je bent waarschijnlijk op dat moment bezig met een behandeling of je praktijk is simpelweg al gesloten. Net als jij, zullen veel cliënten overdag aan het werk zijn en daarom pas de tijd hebben om buiten jouw openingstijden een afspraak te maken. In de meeste gevallen zal een cliënt dus een voicemail achterlaten of besluiten alsnog het contactformulier in te vullen.

De verlegen cliënt zal de telefoon niet snel oppakken (sommige mensen houden gewoon niet zo van bellen) en deze zal dus het contactformulier invullen. In beide situaties zal slechts een klein percentage direct met jou in contact komen en een afspraak bij je plannen. Wanneer je dan eenmaal contact hebt, moet je vaak een aantal keer heen en weer mailen, om dan uiteindelijk een geschikte datum en tijd te vinden die voor jullie beide beschikbaar is.

Dat terwijl de eerste minuten waarin een cliënt overtuigd is, bepalend zijn of een cliënt wel of geen afspraak zal maken.
Ik zal nu een situatieschets van het reserveringsproces met een online afsprakensysteem geven;

Reserveringsproces online afsprakensysteem:

De cliënt is aangekomen bij het online afsprakensysteem en ziet het volgende:

• Een overzicht van jouw behandelingen en / of bijvoorbeeld een “gratis en vrijblijvende telefonische intake”.
• De mogelijkheid om een datum en tijdstip waarop jij nog plek hebt te kiezen dat hem schikt.
• Een formulier om de contactgegevens achter te laten.

De cliënt zal in dit geval de gewenste behandeling aanklikken. In dit voorbeeld zal de nieuwe cliënt waarschijnlijk kiezen voor de gratis intake. Vervolgens kiest deze een beschikbare datum die hem schikt en laat tot slot zijn contactgegevens achter. De cliënt wordt op een logische manier door het boekingsproces heen geleid en de afspraak is direct gemaakt. Ook terwijl jij bezig bent met cliënten of al aan het avondeten zit.

De 3 belangrijkste voordelen van een online afsprakensysteem

Zoals je waarschijnlijk al merkt zijn er duidelijke verschillen tussen het traditionele contactformulier en een online afsprakensysteem. De drie belangrijkste voordelen van een online afsprakensysteem zijn: bereikbaarheid, tijdbesparing en uitstraling.

Bereikbaarheid

Een cliënt kan altijd een afspraak plannen op een tijdstip dat jij nog vrij bent en dat hem schikt. Of het nu een complete behandeling of een intake gesprek is.

Tijdbesparing

Allereerst, hoef je geen telefoontjes en contactformulieren meer te beantwoorden. Ten tweede, zal een cliënt sneller opnemen zodra je deze belt. Deze heeft immers een afspraakbevestiging en herinnering per e-mail ontvangen met het tijdstip van de afspraak. De cliënt zal jouw telefoontje dus al verwachten.

Uitstraling

Met behulp van een online afsprakensysteem zien cliënten in één oogopslag al jouw behandelingen. Hierdoor kunnen ze eenvoudig en direct een afspraak inplannen. De automatische afspraakbevestiging en herinnering vergroten de professionele uitstraling van jouw praktijk. Voor nieuwe cliënten is dit een vertrouwde, eerste ervaring met jouw praktijk.

Om jou te helpen met deze automatisering zijn we een samenwerking met Salonized aangegaan.

Hieronder meer informatie hierover.

* Dit artikel is onderdeel van een reeks van 4 artikelen over het digitaliseren van jouw praktijkprocessen.