Sneller en efficiënter werken door digitalisering van jouw praktijkprocessen

6 nov, 2017 | Digitaliseren

Joas Schurer

Veel Therapeuten en Coaches schrijven de notities van hun sessies op in een papieren logboek, maken facturen in Microsoft Word, hebben een agenda op hun bureau liggen voor hun afspraken en een contactenboek voor de persoonlijke gegevens van hun cliënten. Misschien werk jij ook nog wel op deze manier en is het tijd om hier verandering in te brengen! Je weet wel dat het misschien veel efficiënter kan, maar hebt er nog nooit echt tijd in gestoken om je te laten informeren over de mogelijkheden of hebt er geen zin in gehad om deze verandering door te voeren. In dit artikel wil ik je graag laten zien wat de voordelen zijn van het digitaliseren van alle bovenstaande zaken, want als je even de tijd neemt om dit te doen kun je ongelooflijk veel tijd, energie en geld besparen, die je allemaal in andere zaken kunt steken.

Benieuwd wat het digitaliseren van processen kan betekenen voor jouw praktijk?
Lees dan het artikel hieronder!

In dit artikel ga ik in op 4 onderdelen, die daarna stuk voor stuk uitgebreider worden beschreven in een los artikel.
Dit zijn de belangrijkste processen binnen jouw praktijk die gemakkelijk te digitaliseren zijn!

1. Telefonische afspraken vs. online afsprakensysteem

Je kent het wel: een (potentiële) cliënt wil een afspraak maken bij jouw praktijk, hij vult het contactformulier in op jouw website – of als je mazzel hebt pakt hij meteen de telefoon op – verstuurt een bericht en wacht op antwoord… Ergens in de avond, nadat je klaar bent met werken, lees jij jouw mail en beantwoord je de aanvragen die binnen zijn gekomen.

Je stelt voor om een keertje te bellen om een eerste intakegesprek in te plannen. De volgende dag krijg je weer een mailtje terug met een aantal data dat er een belafspraak ingepland kan worden. In het ergste geval kan jij geen van de voorgestelde data, dus moet je nog een keertje terug mailen met een nieuw voorstel.

De belafspraak is een aantal dagen daarna eindelijk ingepland * Zucht * Yes je hebt dan dus eindelijk de afspraak staan en schrijft hem in je papieren agenda (daar kom ik zo op terug)!

Ondertussen ben je wel 5 mails en een kwartier telefoongesprek verder… Dat kan natuurlijk veel makkelijker! 

Afspraken maken kan ook zonder enige moeite.

Wist je dat het hele bovenstaande proces eigenlijk overbodig is? Het is namelijk mogelijk dat een (potentiële) cliënt een intakegesprek inplant, zonder dat jij iets hoeft te doen! Je raad het waarschijnlijk al; dit kan door middel van een online afsprakensysteem, waarmee de cliënt zelf op jouw website een intake gesprek kan inplannen op een datum naar keuze.

Hoe dit precies werkt en wat de voordelen hiervan zijn vind je in dit uitgebreide artikel dat wij hierover hebben geschreven.

Maar er zijn nog veel meer voordelen aan het digitaliseren van jouw praktijkprocessen.
Lees daarom snel verder.

2. Papieren- vs. online agenda

Nog zo eentje: afspraken bijhouden in een papieren agenda. Een super ouderwetse, maar toch een veel gebruikte manier om afspraken te noteren. Wanneer je een afspraak inplant met een cliënt – via de telefoon of e-mail – noteer je deze in jouw papieren agenda, zodat je precies weet wanneer jouw cliënten lang zullen komen.

Helaas is 1 van je cliënten vergeten wanneer hij ook alweer een afspraak had en belt je op met deze vraag. Je begint te bladeren door jouw agenda en scant de pagina’s stuk voor stuk op de naam van jouw cliënt.

“Enig idee wanneer het ongeveer was?” vraag je.

Het antwoord luidt dan twijfelachtig: “Ergens in december?”.

Aangekomen bij december, heb je de naam nog steeds niet gevonden. Na 10 minuten zoeken geef je het op. Je stelt voor om gewoon een nieuwe afspraak in te plannen, die oude komt wel een keertje boven water…

Misschien wel een heel erg doemscenario dit, maar ik denk dat je begrijpt dat ik hiermee wil illustreren dat het veel tijd kost om iets terug te vinden of bijvoorbeeld een afspraak te verplaatsen of op te zoeken. Daarnaast is het ook niet echt klantvriendelijk, toch?

Gemakkelijk afspraken terugvinden en verplaatsen.

Stel je nou eens voor dat je een online afsprakensysteem hebt, waar al jouw afspraken digitaal in staan en je deze gemakkelijk terug kunt vinden:

  • Een systeem waar jij simpelweg de naam van de klant intypt om te bekijken wat de precieze datum was van zijn afspraak.
  • Een systeem die ook nog eens vanzelf een e-mailtje stuurt wanneer jij een afspraak inplant, waardoor de cliënt zelf ook gewoon de afspraak terug kan vinden in zijn mailbox.
  • Een systeem waarmee jij met een paar klikken een complete afspraak kunt verplaatsen naar een nieuwe datum, waarna er ook weer een mailtje wordt verstuurd met een bevestiging van de nieuwe afspraak.

Hoeveel tijd zou jou dit besparen en wat zou jouw cliënt nu voor ervaring hebben?
Ook over dit onderwerp heb ik
een uitgebreid artikel geschreven die je hier kunt bekijken.

3. Administratie, facturatie en betalingen

Dit is een onderwerp waar je eigenlijk helemaal niet over wilt praten, omdat het na elke sessie en elk kwartaal weer zoveel werk en moeite met zich meebrengt dat bijna iedereen het spuugzat is. Toch ga ik hier een poging wagen om het ter discussie te stellen, want het hoeft helemaal niet zo verschrikkelijk te zijn als het altijd is geweest. En het moet gebeuren…

Vaak maak je, als beginnende ondernemer, alle facturen in een tekstverwerkprogramma zoals Word. Hierin moet je handmatig de gegevens van de cliënt plaatsen en de gemaakte uren definieren. Ook wij kunnen ons nog goed herinneren hoeveel werk dit koste.

De papieren factuur verstuur je vervolgens per mail naar de cliënt en zet je weg in een map op jouw computer. Wanneer een cliënt een factuur later opvraagt, moet je deze zelf opzoeken en naar ze toemailen.

Verder heb je eigenlijk geen overzicht van jouw maandelijkse inkomsten en moet je voor de administratie alles nog handmatig gaan berekenen.

Automatische administratie en facturatie

Hoeveel tijd zal het jou besparen, wanneer facturen automatisch worden aagemaakt, nadat een cliënt een sessie bij jou heeft gehad?

Hoeveel tijd zal het jou besparen, wanneer een cliënt zelf de facturen kan betalen en jij alleen nog maar eens per kwartaal een uitdraai hoeft te maken die je aan jouw boekhouder aanlevert?

Dit scheelt je ontzettent veel tijd, energie en vooral ook frustratie met de facturatie en boekhouding.
Daarom vertellen we je in dit artikel hoe jij dit kunt gaan automatiseren.

4. Privacy en persoonsgegevens

In jouw praktijk heb je waarschijnlijk dagelijks gevoelige informatie van jouw cliënten in handen. Dit is logisch, want deze gegevens zijn nodig om jouw cliënt de juiste zorg te kunnen bieden.

Maar stel je voor dat je jouw cliëntendosier eens verliest of er breekt een brand uit in jouw praktijk.
Dan ben je alle gevens kwijt.

Een papieren dosier heb je daarnaast ook niet altijd bij de hand, terwijl je dit misschien soms wel wilt inzien wanneer je niet in de praktijk aanwezig bent. Deze persoonlijke en privacygevoelige informatie moet goed beschermd worden en wil je altijd gemakkelijk kunnen benaderen, wat niet mogelijk is wanneer je dit allemaal nog in een papieren dosier in jouw praktijk hebt opgeslagen.

Digitaal cliëntenbeheer en bescherming van persoonsgegevens

Wanneer je gebruik maakt van een digitaal cliëntenbeheersysteem, dan zijn de gegevens van jouw cliënten altijd veilig opgeslagen. Je kunt deze altijd gemakkelijk inzien en ze kunnen niet kwijtraken of in de ergste sistuatie bijvoorbeeld verbranden.

Veiligheid van die gegevens is natuurlijk erg belangrijk, maar dit hoeft niet ten koste te gaan van je dagelijkse werkzaamheden. Met een digitaal cliëntenbestand heb je alle informatie van jouw cliënten op één overzichtelijke plek, terwijl deze achter een digitaalslot zitten, zodat niemand erbij kan.

Ook hierover hebben we een apart artikel geschreven dat je hier kunt vinden.
Hierin vertellen we je alles over de voordelen van een cloud cliëntenbeheersysteem.

Digitaliseer jouw praktijk

Wij vinden het super belangrijk dat je zo efficient mogelijk in jouw praktijk kunt werken. Daarom zijn we een samenwerking aangegaan met Salonized. Dit is een bedrijf dat jou helpt om jouw praktijk te digitaliseren. Met de praktijksoftware van Salonized kun je gemakkelijk jouw cliënten online een afspraak laten maken, jouw agenda beheren, online laten afrekenen, de administratie laten doen en de persoonlijke en gevoelige gegevens van jouw cliënten veilig opslaan!

Speciaal voor jou hebben we ook een mooie deal met Salonized gemaakt, daarover lees je hieronder meer.

Probeer Salonized een maand gratis!

Benieuwd geraakt naar de mogelijkheden van de praktijksoftware van Salonized?
We hebben speciaal voor jou een deal kunnen maken waardoor je Salonized nu een maand gratis kunt proberen (i.p.v. 2 weken)

Voor vragen en meer informatie over de software kun je natuurlijk ook altijd contact opnemen met ons of een reactie achterlaten onder dit artikel.