Een vertrouwde agenda of een digitaal afsprakensysteem?

20 nov, 2017 | Digitaliseren

Joas Schurer

Waar moet een agenda in jouw praktijk aan voldoen? De kans is groot dat tenminste één van deze gedachten is gepasseerd:

  • “je moet makkelijk toegang hebben tot je agenda”
  • “de agenda in mijn praktijk moet overzichtelijk zijn”
  • “een agenda moet ruimte bieden voor notities”
  • en mogelijk is zelfs “mijn agenda moet veilig zijn” voorbij gekomen.

Als je een papieren agenda hebt, dan zul je al snel tot de conclusie komen dat deze vertrouwde agenda eigenlijk aan zeer weinig criteria voldoet. Om die reden stappen ook steeds meer mensen, die dagelijks afspraken moeten plannen, over op een digitale agenda.
Een digitale agenda biedt simpelweg zeer veel voordelen vergeleken met een papieren variant. Uiteraard zijn er veel verschillende digitale agenda’s. Om jou te helpen hebben we de 5 belangrijkste voordelen van een digitale agenda voor je op een rijtje gezet.

1. Gemak

De voornaamste reden die we horen als mensen niet voor een digitale agenda kiezen is: “ik werk al jaren met een papieren agenda en het bevalt me goed”. Het vertrouwen in de papieren agenda en het gemak van pen en papier liggen hier vaak aan ten grondslag.

Ik begrijp dit ook erg goed; een computer wordt immers al snel als onrustig en onoverzichtelijk ervaren. Dit inzicht heeft ertoe geleid dat onze partner Salonized een online agenda heeft ontwikkeld die net zo makkelijk en misschien zelfs wel makkelijker in gebruik is dan een papieren agenda. Daarom zijn wij een samenwerking met hen aangegaan, zodat we jou kunnen begeleiden in de digitalisering van jouw praktijk.

Een afspraak plan je, door in jouw online agenda het gewenste tijdstip en datum aan te klikken. Vervolgens vul je de cliëntgegevens in of zoekt in je cliëntenbestand en de afspraak staat gepland. Mocht je later nog iets moeten wijzigen dan pas je eenvoudig de gegevens aan of voeg je een notitie toe. Dit is een stuk gemakkelijker dan gekras met een pen. 

2. Overzichtelijk

Met de digitale agenda staan al je afspraken in een duidelijk weekoverzicht. Op basis van kleur kun je snel zien wat voor type afspraak er gepland staat. Wil je snel de geplande afspraken van vandaag zien, dan switch je eenvoudig naar het dagrooster. Met de filterfunctie kun je ook op medewerker filteren. Dit is ideaal als je met een collega samenwerkt en snel een overzicht van alleen je eigen afspraken wilt hebben.

3. Overal toegang

Omdat de digitale agenda zich in de “cloud” bevindt, heb je overal, waar en wanneer je maar wilt, toegang tot jouw afspraken. Dit is ideaal wanneer je regelmatig buiten de deur bent en snel wilt kunnen reageren op een afspraakverzoek.

Binnen enkele klikken heb je jouw agenda voor je en zie je direct waar nog een plekje is. De afspraak kun je ook op je mobiel inplannen, dus je hoeft geen notities te maken zodat je het in jouw praktijk nog in de agenda kunt noteren. De kans dat jij een afspraak vergeet wordt veel kleiner.

Daarnaast ontvangt de cliënt ook direct een afspraakbevestiging en herinnering. De kans dat de cliënt zich vergist in het tijdstip of de afspraak volledig vergeet wordt hiermee ook een stuk kleiner.

4. Tijdbesparend

Tijd blijft, of je nu een zeer drukke praktijk hebt of nog in de opstartfase zit, een zeer belangrijke factor. Tijd kun je immers goed besteden aan de cliënt, het schrijven van een waardevol artikel voor op je website of simpelweg om te reflecteren op je werk.

Met de digitale agenda wordt veel werk uit handen genomen. Zo wordt de cliënt vanzelf herinnert aan de volgende afspraak, kun je cliënten zelf afspraken online laten plannen, zodat je niet over beschikbare data en tijden heen en weer hoeft te mailen en bespaar je veel tijd op het zoeken naar de juiste cliëntgegevens en aantekeningen. 

5. Veilig

Je zult er misschien niet vaak bij stilstaan, maar wat gebeurt er als je agenda zoek raakt of je computer crasht en daardoor al je cliënt gegevens en aantekeningen verloren gaan?

Dit zijn vragen waar je liever niet te lang bij stil wilt staan. Met een digitale agenda die je vind binnen de praktijksoftware zijn deze vragen verleden tijd. Al jouw gegevens zijn namelijk veilig opgeslagen in de cloud. Je hebt dus altijd toegang tot jouw gegevens, ongeacht of je computer, tablet of telefoon stuk gaat.

Daarnaast werk je altijd in de veilige “https” omgeving. Hierdoor zijn al jouw gegevens versleuteld en resistent tegen een “hacker”. Om helemaal met een gerust gevoel te werken, kun je altijd een back-up maken van jouw cliënt gegevens.

De voordelen van digitaliseren zijn dus enorm groot, daarom raden we je aan om te starten met Salonized!

Omdat begeleiding bij onszelf een van de belangrijkste dingen is, hebben we gekozen voor een samenwerking met Salonized. Zij werken namelijk een beetje hetzelfde als wij en begeleiden super goed bij het opzetten van jouw praktijksoftware. Je kunt dan ook gemakkelijk een demo aanvragen, waarin ze je alle functionaliteiten laten zien en je wegwijs maken met jouw nieuwe digitale cliëntendossier!

Ben jij benieuwd, bekijk dan hieronder meer.

* Deze blog is onderdeel van een reeks van 4 blogs over het digitaliseren van jouw praktijkprocessen.

 

Probeer Salonized een maand gratis!

Benieuwd geraakt naar de praktijksoftware van Salonized?
We hebben speciaal voor jou een deal kunnen maken waardoor je Salonized nu een maand gratis kunt proberen (i.p.v. 2 weken)

Voor vragen en meer informatie over de software kun je natuurlijk ook altijd contact opnemen met ons of een reactie achterlaten onder dit artikel.