Automatische facturatie en administratie

Waarschijnlijk was je vol energie bij de gedachte dat je van jouw passie je werk ging maken. Mogelijk haal je zelfs elke dag een beetje meer energie uit jouw werk dan dat het kost. De kans is echter klein dat je energie haalt uit de administratieve rompslomp die komt kijken bij het hebben van een eigen praktijk…

Gelukkig zijn er steeds meer betaalbare systemen die veel werk uit handen nemen. Zo zijn er bijvoorbeeld systemen die naast digitaal cliëntenbeheer en agendasysteem ook voorzien zijn van een geavanceerd facturatie en administratie systeem. In dit blog laten we aan de hand van een situatieschets zien hoe de verschillende functies jou onwijs veel tijd besparen.

Afrekenen en facturatie

Stel je voor: je hebt een (online)agenda waar je afspraken in noteert en deze direct kunt laten afrekenen. Diezelfde agenda maakt ook automatisch een factuur, die eventueel door de klant direct gedeclareerd kan worden bij de zorgverzekeraar.

Kun je de tijdswinst voor jou en het gemak voor jouw cliënt voorstellen?

Omdat we dit gemak voor jou ook mogelijk willen maken, zijn we een samenwerking aangegaan met Salonized, want dit is precies wat zij voor jou kunnen betekenen.

Zie hieronder het filmpje ter illustratie:

In het filmpje hierboven zie je dat je direct vanuit de online agenda een afspraak kunt afrekenen. Vervolgens kun je de factuur direct aan de cliënt mailen (of printen). Die kan deze, indien ze daarvoor in aanmerking komt, eenvoudig declareren bij de zorgverzekeraar. Om je nog verder te helpen worden alle facturen automatisch genummerd en in een factuuroverzicht geplaatst. Hierdoor vind je snel een factuur terug en zie je in één oogopslag welke facturen al voldaan zijn of nog betaald moeten worden.

Doordat alles automatisch voor je wordt bijgehouden kun je zeer veel tijd besparen op je boekhouding.

Administratie & boekhouding

Data exporteren

Het systeem geeft je altijd, waar en wanneer je maar wilt, zicht op jouw financiën. Aan het eind van de dag zie je snel hoeveel afspraken je hebt gehad en tot hoeveel omzet deze hebben geleidt. Dit is natuurlijk erg handig, maar het wordt pas echt leuk als je tijd kunt besparen op je boekhouding. Daarom hebben ze het erg eenvoudig gemaakt om alle gegevens, die nodig zijn voor jouw boekhouding, te exporteren. Denk bijvoorbeeld aan je maandtotalen, je facturen en eventueel je kasuitgaven. Deze informatie kun je vervolgens importeren in een boekhoudprogramma of delen met de boekhouder.

Hiermee reken je dus voorgoed af met het sorteren van bonnetjes en het bijhouden van Excel sheets.

BTW overzicht

Al jouw diensten en eventueel producten worden voorzien van een btw percentage. Dit is nodig voor de factuur en hierdoor weet je aan het eind van elk kwartaal precies hoeveel btw je af moet dragen.

Online betalen

Mocht je het liefst helemaal geen gebruik willen maken van een pinapparaat en zie je al die contante betalingen ook niet zitten, dan kun je cliënten eenvoudig een betalingslink per e-mail sturen. Salonized is voorzien van een handige betaalintegratie die het mogelijk maakt om de digitale factuur van een betalingslink te voorzien. Dit is niet alleen erg handig, het wordt tegenwoordig steeds gemakkelijk om even snel via de telefoon een factuur te voldoen. Naast dat het mogelijk is om cliënten achteraf te laten betalen, kun je afspraken ook al verplicht of optioneel online laten betalen, bij het plannen van een afspraak. Op die manier weet je ook zeker dat een cliënt komt opdagen.

Factuur opmaak

Ondanks dat je vanuit Salonized een automatische factuur verstuurt aan cliënten, ben je van alle gemakken voorzien die een handmatige factuur biedt. Ze hebben de volgende opties mogelijk gemaakt zodat de factuur aansluit op de wensen in jouw praktijk:

• Ruimte voor praktijklogo
• Optie om logo’s beroepsvereniging te verwerken in de factuur
• Automatisch extra cliëntgegevens op factuur zoals “geboortedatum” en “zorgverzekeraar”
• Ruimte voor registratie- en/of AGB codes, prestatiecodes en kvk nummer

Kortom, er zijn een heleboel voordelen aan het automatiseren van jouw praktijk.

Wil jij hiermee aan de slag? Probeer dan eens Salonized!

* Dit artikel is onderdeel van een reeks van 4 artikelen over het digitaliseren van jouw praktijkprocessen.