Digitaal cliëntenbeheer en bescherming van persoonsgegevens

Dagelijks gaan er veel cliëntgegevens door je handen. Dit is logisch, want deze gegevens zijn nodig om jouw cliënt de juiste zorg te kunnen bieden. Je doet er waarschijnlijk ook alles aan om de privacy van jouw cliënten zo goed mogelijk te waarborgen. Het verliezen van (gevoelige)persoonsgegevens belemmert je immers niet alleen in je werkzaamheden, het heeft ook een negatieve invloed op je imago. In dit blog leg ik je uit hoe je met cloud software veilig en efficiënt kunt werken, zodat je met een gerust gevoel zorg kunt dragen voor jouw cliënten en hun gegevens.

Digitaal cliëntenbeheer via cloud software?

In mijn andere blog waarin ik de “oude vertrouwde” werkwijze vergeleek met digitaal werken, komen de voordelen met betrekking tot veiligheid ook al even voorbij. De voordelen van cloud software worden namelijk ook een stuk duidelijker als je ze afzet tegen de alternatieven. Laten we allereerst even het doel van een veilige werkwijze centraal stellen:

Een veilige en verantwoorde manier van werken heeft als doel dat je de persoonsgegevens van jouw cliënten te allen tijde beschermt.

Je wilt het risico op een mogelijk datalek of het verliezen van persoonsgegeven dus zoveel mogelijk beperken. Maar in hoeverre ben je daar eigenlijk toe in staat zodra je de gegevens op je eigen computer opslaat of in papieren mappen bewaart? Zie hieronder enkele situaties die zich voor kunnen doen zodra je al jouw cliëntgegevens in papieren mappen bewaart of op jouw eigen computer verwerkt:

Papier

• Mappen of aantekeningen raken zoek.
• Gevoelig voor ongelukjes of brand.
• Vergt veel discipline om overzicht en structuur aan te brengen, dus grote kans om overzicht te verliezen.

Digitaal cliëntenbeheer op eigen server / harde schijf

• Bij een crash is er groot risico om al je gegevens kwijt te raken.
• Zelf verantwoordelijk voor updates en onderhoud.
• Gevoelig voor hacks en virussen zodra cybersecurity niet up-to-date is.

Er zijn natuurlijk nog meer voorbeelden die het risico op dataverlies kunnen vergroten. Daarnaast is het ook maar de vraag of je, bij het werken met papier, wel efficiënt te werk gaat. Het verwerken van alle gegevens is dan namelijk ontzettend tijdsintensief. De bovenstaande opties zijn ook niet ideaal als het aankomt op het beschermen van persoonsgegevens. Maar dit wil natuurlijk niet zeggen dat je niet sceptisch hoeft te zijn tegenover cloud software. Om die reden heb ik hieronder de belangrijkste voordelen van cloud software uiteengezet.

Cloud software, zodat je met een gerust gevoel kunt werken

Met de cloud software heb je altijd, waar en wanneer je maar wilt, toegang tot jouw cliëntgegevens. Dit is natuurlijk sowieso erg handig, want je bent niet meer aan een fysieke locatie gebonden om je afspraken en gegevens te beheren. Ook loop je nooit meer het risico om gegevens kwijt te raken zodra je computer of tablet besluit er mee op te houden.

Wij hebben gekeken naar een goede partij om deze persoonlijke en vertrouwelijke gegeven bij neer te leggen en zijn daarbij Salonized tegengekomen. Salonized heeft, net als jij naar jouw klanten, een zeer grote verantwoordelijkheid als het aankomt op de bescherming van jouw data. De beveiliging van jouw data heeft bij hen dan ook een zeer hoge prioriteit.

Dit zijn enkele maatregelen die ze hebben getroffen om jouw gegevens te beschermen:

• Servers in Europa die voldoen aan Europese regelgeving.
• Servers zijn afgesloten van reguliere internet. Alleen met Salonized heb je toegang tot de server.
• Al jouw gegevens zijn versleuteld en bevinden zich in een veilige “https” omgeving.
• Jouw gegevens zijn ook echt jouw gegevens en deze zullen nooit voor externe doeleinden gebruikt worden.

Digitaal cliëntenbeheer in de cloud is meer dan alleen veilig

Veiligheid is natuurlijk erg belangrijk, maar dit hoeft niet ten koste te gaan van je dagelijkse werkzaamheden. Met een digitaal cliëntenbestand heb je alle informatie van jouw cliënten op één overzichtelijke plek. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee;

Tijdbesparend

Salonized maakt automatisch digitale cliëntenkaarten aan. Hier kun je eenvoudig aantekening aan toevoegen, behandelrapporten aanmaken en zie je snel de contactgegevens van de cliënt. Al deze gegevens vind je terug op één overzichtelijke plek. Hierdoor bespaar je dus ontzettend veel tijd bij het zoeken naar die specifieke aantekening of het laatste verslag. Zelfs met een drukke praktijk houd je zo het overzicht en ben je op de hoogte van jouw cliënt.

Persoonlijke service

In de digitale cliëntenkaart wordt precies bijgehouden hoeveel behandelingen een cliënt heeft gehad. Daarnaast kun je ook op het aantal behandelingen filteren. Dit is ideaal als je snel zicht wilt krijgen op de cliënten die niet alle behandelingen heeft afgenomen die het voor goede genezing nodig heeft. Via Salonized stuur je deze cliënten eenvoudig een mailtje. Als je dit mailtje op een goede en persoonlijke manier formuleert, zullen mensen dit zeker waarderen. Jij bent er immers om hen te helpen. Daarnaast vergroot het de kans dat mensen hun traject afmaken en dus de zorg krijgen die ze verdienen.

De voordelen zijn dus enorm wanneer je gaat digitaliseren/automatiseren.
Probeer daarom Salonized nu een maand gratis via Websites voor Therapeuten.

* Dit artikel is onderdeel van een reeks van 4 artikelen over het digitaliseren van jouw praktijkprocessen.